việc hàng ngày một cách hiệu quả nhất. Đảm bảo phân cơng cơng việc một cách
hợp lý, đúng người , đúng việc , đúng trách nhiệm. Đồng thời (DMHS) còn là
căn cứ để Lãnh đạo Bộ , Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ kí các quyết định cấp
phát trang thiết bị phục vụ cho cơng tác lập (DMHS).
Bên cạnh đó, cũng cần phải nói đến ý nghĩa tác dụng mà (DMHS) đem đến
cho cơng tác văn thư. Bởi vì, lập (DMHS) là cơng việc cuối cùng của khâu văn
thư., nó góp phần hồn thiện và đặc biệt là nâng cao chất lượng, hiệu quả cho
cơng tác văn thư cũng như các cán bộ làm cơng tác cơng văn giấy tờ.
+ Trước hết, (DMHS) được lập sẽ là một căn cứ quan trọng để cán bộ văn thư,
cán bộ phần hành tiến hành lập hồ sơ hiện hành. Nó giúp cho các cán bộ có
trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành hình dung được những hồ sơ cần lập trong một
năm. Hay nói cách khác, (DMHS) giúp các cán bộ kế hoạch hố việc lập hồ sơ
và kế hoạch này chính là căn cứ để lập hồ sơ hiện hành. Như thế , (DMHS) giúp
các cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành chủ động hơn trong cơng tác lập
hồ sơ, khơng làm mất nhiều thì gian và cơng sức mà hồ sơ được lập lại có chất
lượng tốt. đảm bảo các u cầu của một hồ sơ và phục vụ tốt nhất cho nhu cấu
sử dụng tài liệu cuả các cá nhân, đơn vị trong cơ quan.
+ Đồng thời, (DMHS) còn là căn cứ để văn thư Bộ tiến hành kiểm tra, đơn đốc
việc lập hồ sơ của cán bộ phần hành, cán bộ văn thư của các đơn vị thuộc Bộ .
Từ đó việc lập hồ sơ của cơ quian được thống nhất, tăng cường ý thức và trách
nhiệm của các cán bộ.
+ Hơn nữa, (DMHS) còn giúp cho văn thư chung, văn thư của các đơn vị cũng
như cán bộ phần hành chuẩn bị tốt cho cơng tác nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ. Bởi
vì, Bộ Tài ngun và Mơi trường đảm nhận nhiều chức năng nhiệm vụ, có nhiều
đơn vị trực thuộc, do đó tài liệu hình thành trong q trình hoạt động cũng khác
nhau và thời hạn giao nộp tài liệu đối với từng loại tài liệu cũng được quy định
khác nhau. Như theo Quy chế về cơng tác văn thư - lưu trữ được ban hành kèm
theo Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ trưởng
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Bộ Tài ngun và Mơi trường thì thời hạn giao nộp hồ sơ được quy định như
sau: Với hồ sơ tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật , tài liệu ứng dụng
cơng nghệ thì phải nộp sau 1 năm cơng việc kết thúc; tài liệu xây dựng cơ bản
thời hạn nộp là 3 tháng sau khi cơng trình quyết tốn; thời hạn là 1 tháng áp
dụng đối với tài liệu phim ảnh, ghi âm.
Cùng với những ý nghĩa của (DMHS) đối vớ cơng tác văn thư và với các cán bộ
trong cơ quan thì (DMHS) còn đem đến những ý nghĩa đặc biệt đối với cơng tác
lưu trữ của Bộ.
+ Trước hết, (DMHS) là căn cứ quan trọng để các cán bộ lưu trữ tiến hành
hướng dẫn đơn đốc kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cơng việc cũng như
xác định trách nhiệm của các cán bộ chun viên trong từng đơn vị trực thuộc
Bộ đối với việc lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ cơng việc.
+ Tiếp theo, (DMHS) chính là một căn cứ quan trọng để xác định nguồn tài liệu
chủ yếu mà các đơn vị trực thuộc Bộ phải nộp vào lưu trữ cơ quan. Từ việc xác
định được các nguồn tài liệu sẽ giúp việc thu tài liệu được thực hiện nhanh
chóng và chính xác, đảm bảo thu đầy đủ tài liệu, khơng bị thiếu xót và đảm bảo
đúng thời gian theo như quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước và quy chế của Bộ
về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước.
+ sau khi hồ sơ tài liệu được thu đầy đủ vào lưu trữ Bộ thì theo định kì hoặc đột
xuất các cán bộ lưu trữ tiến hành xác định giá trị của hồ sơ, tài liệu và sự có mặt
của (DMHS) sẽ giúp cho việc xác định giá trị được tiến hành nhanh chóng,
chính xác. Bởi vì, trong (DMHS) được lập có cột ghi yếu tố thời hạn bảo quiản
của các hồ sơ, tài liệu; các cán bộ lưu trữ có thể căn cứ vào đó để xác định giá
trị cũng như thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu trong lưu trữ.
Như vậy, (DMHS) có ý nghĩa rất lớn đối với Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng các đơn
vị thuộc Bộ , các cán bộ phần hành và đặc biệt là đối với cơng tác văn thư - lưu
trữ của cơ quan. Có thể nói, nếu khơng có (DMHS) thì việc nắm bắt cơng việc,
những hồ sơ hình thành tróng q trình giải quyết cơng việc của Lãnh dậo Bộ và
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Thủ trưởng các đơn vị đối với các cá nhân, đơn vị thuộc Bộ sẽ bị hạn chế rất
nhiều, điều này có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng quản lý của các
lãnh đạo. Khơng chỉ dừng ở đó, nếu thiếu (DMHS) thì việc lập hồ sơ hiện hành
sẽ khơng thuạn lợi, chất lượng hồ sơ khơng cao, cũng như việc hướng dẫn, kiểm
tra, đơn đốc cơng tác lập hồ sơ, xác định nguồn tài liệu phải nộp vào lưu trữ và
việc xác định giá trị các hồ sơ, tài liệu sẽ khó thực hiện hơn rất nhiều.
Từ thực tế trên cho thấy, việc xây dựng (DMHS) đối với Bộ Tài ngun và Mơi
trường cũng như đối với các đơn vị trực thuộc Bộ là rất cần thiết.
3. Tình hình lập hồ sơ hiện hành và danh mục hồ sơ ở Bộ Tài ngun và
Mơi trường.(BTN&MT)
Tình hình ban hành văn bản liên quan đến việc lập hồ sơ hiện hành và lập
(DMHS) ở Bộ Tài ngun và Mơi trường.
Nhận thức được ý nghĩa, tác dụng của việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện
hành đối với cơ quan, đặc biệt là đối với cơng tác văn thư – lưu trữ của Bộ,
Lãnh đạo BTN&MT đã có sự quan tâm nhất định đối với cơng tác này. Với
việc ban hành những văn bản chỉ đạo liên quan đến cơng tác xây dựng
(DMHS) và lập hồ sơ hiện hành của Bộ.
ví dụ: Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2003 của Bộ
trưởng BTN&MT về việc ban hành quy chế về cơng tác văn thư- lưu trữ của Bộ
Trong phần quy định về cơng tác văn thư, tại chương II, Điều 6 cơng tác xây
dựng (DMHS) được quy định tương đối rõ ràng, quy định các cán bộ văn thư
chung các cán bộ văn thư của các đơn vị trực thuộc Bộ và các cánn bộ phần
hành phải lập (DMHS) vào đầu năm , trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ và giải
quyết cơng việc phải lập hồ sơ hiện hành và hồ sơ cơng việc.
Ví dụ: Trong quy chế làm việc cảu Bộ và cảu các đơn vị trực thuộc Bộ được xây
dựng hàng năm cũng quy định rõ trách nhiệm lập (DMHS) lập hồ sơ hiện hành,
lập hồ sơ cơng việc.
- Nhận xét:
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
+ Ưu điểm:
Với việc ban hành những văn bản quy định về cơng tác xây dưng (DMHS) là
lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cơng việc , Lãnh đạo Bộ đã tạo lên cơ sở pháp lí
vững chắc để các cán bộ, chun viên có thể tiến hành các cơng việc liên quan
đến cơng tác xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành một cách thuận lợi.
+Hạn chế:
Tuy Lãnh đạo Bộ đã ban hành những văn bản mang tính pháp lý liên
quan đến cơng tác này, xong những văn bản đã ban hành mới chỉ dừng ở việc
nêu tên cơng việc và quy định trách nhiệm thực hiện mà chưa nêu được quy
trình và cơng việc cụ thể của từng cán bộ , đơn vị cụ thể, đặc biệt là chưa có
sự hướng dẫn cũng như kiểm tra việc thực hiện các cơng tác này trên thực tế
. Do vậy mà vấn đề xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành, hồ sơ cơng
việc ở Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ TN&MT chưa đi vào thực tế như
mơng muốn.
Tình hình xây dựng (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT.
Tuy đã có sự quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước cũng như của Lãnh đạo Bộ
về việc lập (DMHS) và lập hồ sơ hiện hành , nhưng qua khảo sát thực tế tơi thấy
việc xây dựng (DMHS) cũng như lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT chưa được thực
hiện theo đúng quy chế.
Cụ thể, đối với cơng tác xây dựng (DMHS), theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà
nước và theo quy chế của Bộ thì (DMHS) phải được lập trước khi bắt đầu một năm
hoạt động mới, nghĩa là (DMHS) được hình thành trước khi có hồ sơ tài liệu . Việc
lập (DMHS) phải dựa trên cơ sở chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ cơng tác năm
của từng đơn vị ; nhiệm vụ và cơng việc cụ thể của từng cá nhân trong mỗi đơn
vị.ngồi (DMHS) chung của Bộ thì mỗi đơn vị trực thuộc và cá nhân được giao
nhiệm vụ cụ thể đều phải có (DMHS) riêng. Tuy nhiên trên thực tế thì lại khác, các
đơn vị cũng như các cán bộ phàn hành khơng xây dựng (DMHS). chỉ có (DMHS)
chung của Bộ , xong quy trình xây dựng lại khơng tn thủ theo quy định của Cục
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Lưu trữ Nhà nước và của Bộ . Đó là, (DMHS) sau khi các tài liệu được giao nộp
vào lưu trữ cươ quan; sau khi các cán bộ lưu trữ phân loại, lập hồ sơ thì (DMHS)
mới được xây dựng. Với việc lập (DMHS) như thế sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hơ sơ
tài liệu mà các cá nhân, đơn vị phải nộp vào lưu trữ , đồng thời sẽ làm mất đi hầu
hết những ý nghĩa tác dụng của (DMHS).(DMHS) lúc này chỉ còn giúp cho việc
quản lý và tra tìm tài liệu. Bên cạnh đó (DMHS) được lập khơng có yếu tố thời hạn
bảo quản đối với hồ sơ, tài liệu; khơng ghi tên người lập hồ sơ, như thế sẽ rất khó
khăn khi xác định giá trị tài liệu và quy trách nhiệm khi cần thiết.
+ Đối với cơng tác lập hồ sơ hiện hành cũng vậy, theo quy định của Cục Lưu
trữ Nhà nước và theo quy chế về cơng tác văn thư – lưu trữ cuả Bộ , thì lập hồ sơ
hiện hành là ở khâu văn thư , do các cán bộ văn thư , các cán bộ được giao nhiệm
vụ theo dõi hay giải quyết cơng việc có trách nhiệm lập . Nhưng trên thực tế thì hồ
sơ hiện hành khơng được lập ở khâu văn thư mà được lập ở khâu lưu trữ. ở khâu
văn thư các cán bộ, chun viên chỉ sắp xếp tài liệu theo thời gian và tên loại như
tập cơng văn lưu tháng 01…, tập quyết định tháng 01…, tập tờ trình, rồi cho vào
cặp 3 dây để bảo quản.
Đối với hồ sơ cơng việc cũng vậy, những tài liệu hình thành trong q trình
giải quyết cơng việc theo quy định là phải được lập ngay sau khio cơng việc được
giả quyết xong, nhưng trên thực tế các cán bộ có trách nhiệm theo dõi , giải quyết
cơng việc sau khi hồn thành cơng việc khơng lập hồ sơ về cơng việc đó mà để tất
cả tài liệu của tất cả các cơng việc vào 1 cặp 3 dây, đến khi đầy thì thay cặp khác,
như thế vấn đề này sẽ bị lẫn với vấn đề khác , đến khi nộp vào lưu trữ sẽ gây khơng
ít khó khăn cho các cán bộ lưu trữ trong cơng tác phân loại, xác định giá trị tài liệu.
Qua thực tế khảo sát, tơi xin đưa ra một vài nhận xét về cơng tác lập
(DMHS) và lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT:
+ việc lập (DMHS) khơng thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và
của Bộ, dẫn đến tình trạng thiếu hoặc mất tài liệu . Bên cạnh đó, việc khơng xây
dựng (DMHS) khiến cơng tác lập hồ sơ hiên hành gặp nhiều khó khăn .
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
+ vấn đề lập hồ sơ hiện hành ở BTN&MT thực sự là một vấn đề bất cập. Hồ
sơ hiện hành khơng được lập ở khâu văn thư mà lập ở khâu lưu trữ dẫn đến hồ sơ
được lập chất lượng khơng cao, nhiều vấn đề bị xé lẻ dẫn đến khó khăn cho người
sử dụng tài liệu khi nhìn nhận một vấn đề nào đó, làm mất nhiều thời gian, kinh phí
trong việc phân loại, xác định giá trị tài của hồ sơ, tài liệu.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
PHẦN HAI
NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ
CHO VĂN PHỊNG BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG
1 Quy trình và phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ của Văn phòng Bộ Tài
ngun và Mơi trường
1.1 căn cứ để xây dựng (DMHS)
- Căn cứ pháp lý:
+ Căn cứ vào Quyết định số ….ngày 26 tháng 6 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài
ngun và Mơi trường quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức cuả Văn phòng Bộ
+Căn cứ vào Quyết định số 652/QĐ-BTNMT ngày 26 tháng 5 năm 2005 của Bộ
trưởng Bộ Tài ngun và Mơi trường về quy chế cơng tác văn thư-lưu trữ của
Bộ.
+ Căn cứ vào quy chế làm việc của Văn phòng Bộ được xây dựng hàng năm
- Căn cứ thực tế
+ Kế hoạch hoạt động hàng năm của Văn phòng Bộ
+ Danh mục hồ sơ năm trước, bản thời hạn bảo quản tài liệu và mục lục hồ sơ
của Văn phòng Bộ.
+ Thành phần, số lượng, nội dung tài liệu hình thành trong q trình hoạt động
của Văn phòng Bộ.
1.2 Quy trình và phương pháp lập (DMHS) ở Văn phòng Bộ Tài ngun và Mơi
trường .
1.2.1 Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ trong (DMHS).
- Phân loại hồ sơ, tài liệu trong (DMHS) là sắp xếp một cách khoa học các
vấn đề lớn, vấn đề nhỏ tyheo những tiêu chí nhất định để đảm bảo một hệ thống
chặt chẽ cho tài liệu cho tài liệu trong (DMHS)
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
ở cơng đoạn này, khi tiến hành phân loại tài liệu trong (DMHS) nghĩa là đồng
thời đã hệ thống hố các đề mục như thế sẽ giúp cho phân loại được logic hơn,
tránh việc bỏ sót vấn đề cần nêu trong (DMHS).
- Do Văn phòng Bộ có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng nhiệm vụ và quyền
hạn của các phòng ban được phân định rõ ràng. Đồng thời số lượng tài liệu hình
thành trong q trình hoạt động của văn phòng tương đối lớn, nên phương án
phân loại hồ sơ trong (DMHS) theo cơ cấu tổ chức.
Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức là lấy các phòng ban chức năng thuộc
Văn phòng đã được thành lập làm đề mục lớn trong (DMHS).
Khi phân loại (DMHS) của Văn phòng Bộ TN&MT theo cơ cấu tổ chức thì
bảng danh mục này sẽ mang đến những ưu điểm :
+ Phản ánh một cách khái qt chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trực
thuộc Văn phòng Bộ .
+ Phản ánh hoạt động của các phòng ban thuộc văn phòng và khi nộp xuống lưu
trữ còn giúp các cán bộ lưu trữ khơng mất nhiều thời gian để chỉnh lý lại tài liêụ
.
+Phân loại (DMHS) theo cơ cấu tổ chức còn giúp cho cán bộ, chun viên của
các phòng ban thuộc Văn phòng xây dựng (DMHS) hàng năm dễ dàng và sử
dụng có hiệu quả.
1. 2.2. Dự kiến hồ sơ cần lập và đặt tiêu đề hồ sơ.
Đây là phần quan trọng nhất trong (DMHS) bởi vì nó quyết định chất lượng
của hồ sơ được lập.Đây là cơng đạon thứ hai trong quy trình lập (DMHS) sau
khi đã xây dựng được khung phân loại hồ sơ trong (DMHS)
Thực hiện việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ là cán bộ lưu trữ, vì tài
liệu của các phòng ban trực thuộc Văn phòng đều nộp vào lưu trữ rồi mới tiến
hành phân loại, lập hồ sơ. Điều này dẫn đến những khó khăn khơng nhỏ cho cán
bộ lưu trữ, tuy họ là những người trực tiếp lập (DMHS) nhưng lại khơng am
hiểu nhiều về tài liệu chun mơn, khơng nắm được q trình hình thành tài
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
liệu bởi vì họ khơng trực tiếp giải quyết cơng việc và snả sinh ra tài liệu. Từ
thực tế trên cho thấy, việc dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ cần có sự phối
kết hợp giữa cán bộ lập hồ sơ và cán bộ chun mơn được giao nhiệm vụ theo
dõi và giải quyết các cơng việc của Văn phòng để (DMHS) được lập tyhực sự
có chất lượng
- Những hồ sơ cần lậơ trong năm phải dựa trên những căn cứ pháp lý và căn
cứ thực tế của Bộ.
- Những tiêu đề hồ sơ trong mỗi đề mục cần được sắp xếp theo trình tự, từ tiêu
đề hồ sơ về những cơng việc chung, đến những tiêu đề hồ sơ mang tính cụ
thể từng cơng việc.
- Dự kiến hồ sơ và đặt tiêu đề cho hồ sơ phải vận dụng linh hoạt các đặc trưng.
việc xác định tính chính xác các đặc trưng của hồ sơ là điều kiện quan trọng
đẻ viết tiêu đề hồ sơ đầy đủ và phản ánh đúng nội dung của hồ sơ.
Những đặc trưng thường được vận dụng là:
+ Đặc trưng vấn đề
++ Đặc trưng tên loại văn bản
+ Đặc trưng cơ quan giao dịch
+ Đặc trưng địa dư và thời gian
Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, hay xác định giá trị của hồ sơ là một
cơng việc phức tạp, đặc biệt là đối với cán bộ lưu trữ của Bộ vì họ khơng trực
tiếp giải quyết cơng việc và sản sinh ra tài liệu
Thơng thường thì hồ sơ về các cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ cơng
tác trộng tâm hay đặc biệt của Văn phòng Bộ sẽ có thời hạn bảo quản lâu hơn
sơ với những hồ sơ phản ảnh những vấn đề khác.
Đánh số ký hiệu cho đề mục và hồ sơ.
Đây là một cơng việc bắt buộc trong quy trình xây dựng (DMHS)
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
+Việc ghi số ký hiệu đề mục và hồ sơ là để cố định các vị trí các đề mục và từng
hồ sơ trong (DMHS). Tránh tình trạng nội dung của bản (DMHS) bị đảo lộn ,
khơng có trật tự và phá vỡ logic hình thành của tài liệu.
+ Số và ký hiệu trong (DMHS) còn giúp cán bộ lưu trữ theo dõi, đơn đốc,
hướng dẫn việc lập hồ sơ.
+ Việc ghi số và ký hiệu trong (DMHS) còn biến (DMHS) thành một cơng cụ
tra cứu hữu ích giúp cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu được nhanh chóng và
thuận tiên hơn.
- Ngun tắc ghi số và kí hiệu đề mục và hồ sơ:
+ Đảm bảo khoa học thống nhất, ngắn gọn , dễ nhớ, phù hợp với thực tế và
khơng được trùng lặp.
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Với Văn phòng Bộ
TN&MT thì phần chữ là chữ viết tắt của tên Phòng ban có hồ sơ được lập.
+Các đề mục nhỏ trong từng đề mục lớn được đánh số riêng, liên tục bằng chữ
số Ả rập.
+Số ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký
hiệu là chữ viết tắ của tên đề mục lớn.
ví dụ: VP- 01, VP-02…
+ Cuối những đề mục lớn đẻ một vài số trống để ghi những hồ sơ phát 1.2.5
Xây dựng và tổ chức thực hiện .Theo Quyết định của Cục Lưu trữ Nhà nước,
Quy chế về cơng tác Văn thư- Lưu trữ được ban hành kèm theo Quyết định số
652/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng BTN&MT ban hành ngày 26 tháng 5 năm
2003 thì (DMHS) phải được lập vào cuối năm trước để kịp sử dụng vào đầu
năm sau. Nhưng qua khảo sát thực tế tơi thấy ở BTN&MT (DMHS) chỉ được
lập khi tài liệu đã nộp xuống lưu trữ Bộ và cán bộ lưu trữ tiến hành đồng thời
việc lập hồ sơ và (DMHS). Như vậy (DMHS) chỉ còn duy nhất một ý nghĩa là
giúp cán bộ lưu trữ quản lí chặt chẽ hồ sơ và tra tìm hồ sơ nhanh chóng.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét