Ch ơng một:
Một số vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế
toán vốn bằng tiền.
I. Tổng quát về vốn bằng tiền:
1. Khái niệm và phân loại vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu,
tồn tại dới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phơng tiệ thanh toán
trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vốn bằng tiền là một
loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng.
Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp đợc chia thành:
- Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc do
Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành và đợc sử dụng làm phơng
tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải
do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam phát hành nhng đợc phép lu hành
chính thức trên thị tròng Việt nam nh các đồng: đô là Mỹ (USD),
bảng Anh (GBP), phrăng Pháp ( FFr), yên Nhật ( JPY), đô là Hồng
Kông ( HKD), mác Đức ( DM)
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên đợc lu
trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thờng
khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Nếu phân loại theo trạng thái tồn tại ,vốn bằng tiền của doanh nghiệp
bao gồm:
- Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý,
đá quý, ngân phiếu hiện đang đợc giữ tại két của doanh nghiệp để phục
vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
5
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí
quý đá quý mà doanh nghiệp đang gửitại tài khoản của doanh
nghiệp tại Ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn
thành chức năng phơng tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình
vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác.
2. Đặc điểm vốn bằng tiền và nhiệm vụ, nguyên tắc hạch toán:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để
đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm
vật t, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc
thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi
doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân
chuyển cao nên nó là đối tợng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá
trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự
ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng
tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của
Nhà nớc. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng
ngày không đợc vợt quá mức tồn quỹ mà doanhnghiệp và Ngân hàng đã thoả
thuận theo hợp dồng thơng mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho
Ngân hàng.
Xuất phát từ những đặc điểm nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải
thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có
của từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thờng xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt,
kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.
- Hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thờng xuyên kiểm
tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
6
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả
kiểm kê kịp thời.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền mặt bao gồm:
- Hach toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá trị là
đồng Việt nam để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng
Việt Nam để ghi sổ kế toán.Đồng thời phải theo dõi cả
nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó.
- Đối với vàng bạc, kim khí quý đá quý phản ánh ở tài khoản vốn
bằng tiền chỉ áp dụng cho doanh nghiệp không kinh doanh vàng
bạc, kim khí quý đá quý phải theo dõi số lợng trọng lợng, quy cách
phẩm chất và giá trị của từng loại, từng thứ. Giá nhập vào trong kỳ
đợc tính theo giá thực tế, còn giá xuất có thể đợc tính theo một
trong các phơng pháp sau:
+ Phơng pháp giá thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các
lần nhập trong kỳ.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập trớc, xuất trớc.
+ Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc.
- Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý,
đá quý theo đối tợng, chất lợng Cuối kỳ hạch toán phải điều
chỉnh lại giá trị ngoại tệ vàng bạc, kim khí quý, đá quý theo giá vào
thời điểm tính toán để có đợc giá trị thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trên thì hạch toán vốn
bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động
trong việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
II.Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền:
1. Luân chuyển chứng từ:
Để thu thập thông tin đầy đủ chính xác về trạng thái và biến động của
7
tài sản cụ thể nhằm phục vụ kịp thời ban lãnh đạo, chỉ đạo điều hành kinh
doanh của doanh nghiệp và làm căn cứ ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng
chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán là những phơng tiện chứng minh bằng văn bản cụ thể
tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động kinh tế tài
chính trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ hợp lệ chứng minh theo đúng
mẫu và phơng pháp tính toán, nội dung ghi chép quy định. Một chứng từ hợp
lệ cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế đó về nội
dung, quy mô, thời gian và địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng nh ngời chịu
trách nhiệm về nghiệp vụ, ngời lập chứng từ
Cũng nh các loại chứng từ phát sinh khác, chứng từ theo dõi sự biến
động của vốn bằng tiền luôn thờng xuyên vận động, sự vận động hay sự luân
chuyển đó đợc xác định bởi khâu sau:
- Tạo lập chứng từ: Do hoạt động kinh tế diễn ra thờng xuyên và hết
sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều
nội dung, đặc điểm khác nhau. Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế,
theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng mà
sử dụng một chứng từ thích hợp. Chứng từ phải lập theo mẫu nhà n-
ớc quy định và có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan.
- Kiểm tra chứng từ: Khi nhận đợc chứng từ phải kiểm tra tính hợp
lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ: Các yếu tố phát sinh chứng từ,
chữ ký của ngời có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng
từ. Chỉ sau khi chứng từ đợc kiểm tra nó mới đợc sử dụng làm căn
cứ để ghi sổ kế toán.
- Sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung
cấp nhanh thông tin cho ngời quản lý phần hành này:
+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù
hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
8
+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch
toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải đợc bảo quản và có thể
tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp
và sổ kế toán chi tiết.
- Lu trữ chứng từ: Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán,
vừa là tài liệu lịch sử kinh tế của doanh nghiệp. Vì vậy, sau khi ghi
sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ đợc chuyển sang lu trữ theo
nguyên tắc.
+ Chứng từ không bị mất.
+ Khi cần có thể tìm lại đợc nhanh chóng.
+ Khi hết thời hạn lu trữ, chứng từ sẽ đợc đa ra huỷ.
2. Hạch toán tiền mặt tại quỹ:
Mỗi doanh nghiệp đều có một lợng tiền mặt tại qũy để phục vụ cho
nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thờng
tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: giấy bạc ngân hàng VIệt Nam, các loại
ngoại tệ , ngân phiếu, vàng bạc, kim loại quý đá quý
Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp đợc tập
trung tại quỹ. Mọi nghiệp vụ có liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo
quản tiền mặt đều so thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Pháp lệnh kế toán,
thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không đợc trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật t,
kiêm nhiệm công việc tiếp liệu hoặc tiếp nhiệm công việc kế toán.
2.1. Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền mặt:
Việc thu chi tiền mặt tại quỹ phải có lệnh thu chi. Lệnh thu, chi này
phải có chữ ký của giám đốc (hoặc ngời có uỷ quyền) và kế toán trởng. Trên cơ
sở các lệnh thu chi kế toán tiến hành lập các phiếu thu- chi. Thủ quỹ sau khi
nhận đợc phiếu thu- chi sẽ tiến hành thu hoặc chi theo những chứng từ đó. Sau
khi đã thực hiện xong việc thu- chi thủ quỹ ký tên đóng dấu Đã thu tiền hoặc
Đã chi tiền trên các phiếu đó, đồng thời sử dụng phiếu thu và phiếu chi đó
9
để ghi vào sổ quỹ tiền mặt kiêm báo caó quỹ. Cuối ngày thủ qũy kiểm tra lại
tiền tại quỹ, đối chiếu với báo cáo quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ cho
kế toán.
Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản
111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm vào phiếu thu hoặc phiếu
chi nh: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tiền tạm ứng, hoá đơn bán
hàng, biên lai thu tiền
Ta có phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ tiền mặt nh sau:
Đơn vị: Số
Mẫu 01-TT.
Phiếu thu QĐ số 1141 TC/ CĐKT
Ngày 1/ 11/ 1995
Ngày của BTC.
Nợ
Có
Họ và tên ngời nộp :
Địa chỉ :
Lý do nộp :
Số tiền : (Viết bằng
chữ)
Kèm theo chứng từ gốc.
Ngày tháng năm.
Thủ trởng Kế toán Ngời lập Ngời Thủ
đơn vị trởng biểu nộp quỹ
10
Đơn vị: Số: KT/ KR
Ngày:
Phiếu chi
TK Nợ Trả cho:
Do ông (bà)
CMT cấp ngày
ký nhận.
Diễn giải:
đ
Kèm chứng từ gốc.
Ngày Trởng phòng Kiểm Thủ Ngời lập
Ngời nhận ký tên: kế toán soát quỹ phiếu
11
Sổ quỹ tiền mặt
(Kiêm báo cáo quỹ)
Ngày tháng năm
Số hiệu chứng từ Diễn giải Số tiền
Thu Chi Thu Chi
Số d đầu ngày
Phát sinh trong ngày
Cộng phát sinh
Số d cuối ngày
Kèm theo chứng từ thu
chứng từ chi.
Ngày tháng năm
Thủ quỹ ký
2.2. Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 Tiền
mặt. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
- Bên nợ:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim
khí quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho.
+ Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ tăng khi điều chỉnh.
- Bên có:
12
+ Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại tệ, kim khí quý, đá
quý, vàng , bạc hiện còn tồn quỹ.
+Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
+ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi điều chỉnh.
- D nợ: Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý,
đá quý hiện còn tồn quỹ.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 111.1 Tiền Việt Nam phản ánh tình hình thu, chi,
thừa , thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.
- Tài khoản 111.2 Tiền ngoại tệ phản ánh tình hình thu chi, thừa,
thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi
ra đồng Việt Nam.
- Tài khoản 111.3 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý phản ánh giá trị
vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu , tồn quỹ theo
giá mua thực tế.
Cơ sở pháp lý để ghi Nợ Tk 111 là các phiếu thu còn cơ sở để ghi Có TK
111 là các phiếu chi.
Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên Tk 111:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá
nhân khác ký cợc, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán nh các
loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá
quý trớc khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong
đếm số lợng, trọng lợng và giám định chất lợng, sau đó tiến hành
niêm phong có xác nhận của ngời ký cợc, ký quỹ trên dấu niêm
phong.
- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng
13
từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của
ngời nhận, ngời giao, ngời cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định
của chế độ chứng từ hạch toán.
- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi
chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân
phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn
quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký
cợc phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ.
- Thủ quỹ là ngời chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện
các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý,
đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm kê số
tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ,
sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra
lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh
lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.
2.2.1 Kế toán khoản thu chi bằng tiền VIệt Nam:
a. Các nghiệp vụ tăng:
Nợ TK 111(111.1): Số tiền nhập quỹ.
Có TK 511: Thu tiền bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ dịch
vụ.
Có TK 711: Thu tiền từ hoạt động tài chính.
Có TK 721: Thu tiền từ hoạt động bất thờng.
Có TK 112: Rút tiền từ ngân hàng.
Có TK 131, 136, 141 Thu hồi các khoản nợ phải thu.
Có TK 121,128,138, 144, 244 Thu hồi các khoản vốn đầu t
ngắn hạn , các khoản cho vay, ký cợc, ký quỹ bằng tiền.
b. Các nghiệp vụ giảm:
Nợ Tk 112 Tiền gửi vào tài khoản tại Ngân hàng.
Nợ TK 121, 221 Mua chứng khoán ngắn hạn và dài hạn
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét