Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 5 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
- Dòng tiền tệ
(thanh toán khách hàng và người cung cấp)
- Dòng thông tin
(thông tin về công tác, thông báo về quảng cáo, v.v.)
Nếu tồn tại dòng của cải vật chất, tất yếu đòi hỏi những dòng thông tin
hình thức hoặc phi hình thức. Ví dụ: đối với dòng các cấu kiện rời của một
nhà cung cấp nào đó, người ta sẽ gặp những dòng thông tin sau:
- Những dòng thông tin không chính thức: những buổi trao đổi qua
điện thoại, thông tin truyền khẩu của những người đại diện, v.v
- Những dòng thông tin chính thức:
+ Các đề ngh
ị về giá cả được gởi đến bằng Fax hoặc Telex.
+ Thư tín.
+ Những hồ sơ có liên quan đến những dòng vật chất: phiếu đặt
hàng, giấy báo đã nhận hàng, phiếu cung ứng.
III. Ba hệ thống cuả một tổ chức:
Ba mức cần phải quan tâm trong phân tích các dòng đó là ba phân hệ
tạo thành xí nghiệp: hệ thống tác nghiệp / sản xuất, hệ thống quyết định
hoặc đi
ều khiển và hệ thông tin. Ba hệ thống cuả tổ chức:
Dưới đây ta sẽ xét 3 hệ thống của một tổ chức là xí nghiệp:
1. Hệ tác nghiệp, sản xuất:
Hệ tác nghiệp có liên quan với tất cả các hoạt động sản xuất, tìm kiếm
khách hàng mới, v.v một cách tổng quát là các hoạt động nhằm thực
hiện các công việc có tính cách cạnh tranh để đạt được m
ục tiêu đã xác
định bởi hệ quyết định.
Những phần tử cấu thành ở đây là nhân lực
(thực hiện các công việc)
,
phương tiện
(máy, thiết bị, dây chuyền công nghệ, v.v ),
các thành phần
này tác động tương hổ với nhau để đáp ứng mục tiêu: ví dụ như sản xuất
ra một lượng xe dự định trước.
2. Hệ thống quyết định:
Hệ quyết định
Hệ thông tin
Hệ tác nghiệp
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 6 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
Hệ thống quyết định có liên quan đến các tác vụ quản lý, có thể tìm ở
đây các quyết định chiến lược, quyết định chiến thuật, dài hoặc trung hạn
(tăng phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ),
ngắn hạn
(mục tiêu:
thay đổi cách thức quản lý dự trữ, nghiên cứu một "chiến dịch" thăm dò thị
hiếu khách hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm mới của xí nghiệp)
3. Hệ thông tin:
Hệ thông tin là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên hệ hai hệ
thống quyết định và tác nghiệp, bảo đảm chúng vận hành làm cho tổ
chức đạt các mục tiêu đặt ra. Ta có thể nối khớp ba phân hệ trên như sau:
a. Hệ thông tin gồm:
- Tập hợp các thông tin
(hữu ích / vô ích, có cấu trúc hoặc không có
cấu trúc, hình thức hoặc phi hình thức luân chuyển trong xí nghiệp)
.
- Cách thức sử dụng chúng
(quy tắc quản lý).
- Tập hợp các phương tiện giúp sử lý thông tin. Thông qua thông tin,
tất cả các cán bộ công nhân viên quan hệ với nhau, liên hệ giữa họ với các
phương tiện cho phép xử lý những thông tin này.
b. Mục tiêu của hệ thông tin:
- Cung cấp cho hệ quyết định tất cả thông tin cần thiết trong quá trình
ra quyết định
(các thông tin xuất phát từ môi trường hoặc từ hệ tác
nghiệp).
- Chuyển các thông tin từ hệ quyết định cho hệ tác nghiệp và môi
trường bên ngoài. Hoạt động hệ tổ chức được đánh giá tốt hay xấu tùy
thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của hệ thông tin.
~ [\ ~
HTĐK
(
H
Q
Đ
)
Hệ Thông tin
HSX (Hệ TN)
Môi trường
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 7 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
BÀI 3. CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG
1. Tính tổ chức:
Giữa các phần tử trong hệ thống phải có mối quan hệ nhất định, quan
hệ có hai loại:
- Quan hệ ổn định: là quan hệ tồn tại lâu dài cần phải nghiên cứu khi
xét đến mối quan hệ. Quan hệ ổn định không có nghĩa là bất biến, nó có
biến động nhưng vẫn giữ được mức ổn định tương đối. Ví dụ: Số công
nhân trong một xí nghiệp là không ổn định nhưng khi xét đến số lượng nói
chung là ổn định, tức là sự tăng, giảm không đáng kể.
- Quan hệ không ổn định: là những quan hệ tồn tại tức thời. Ví dụ: Các
chuyến công tác đột xuất của nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v
2. Tính biến động:
Bất kỳ một hệ thống nào cũng có tính biến động, tức là có sự tiế
n triển
và hoạt động bên trong hệ.
- Tiến triển là sự tăng trưởng hay suy thoái của hệ thống. Ví dụ: Hệ
thống kinh doanh của một công ty có thể có lúc lãi, lỗ v.v
- Hoạt động: các phần tử của hệ thống có sự ràng buộc với nhau, quan
hệ này được duy trì nhằm đạt đến mục đích cao nhất là kinh doanh. Hoạt
động của hệ thống nhằm biến cái
VÀO
thành cái
RA
. Ví dụ:
3. Hệ thống phải có môi trường hoạt động:
Môi trường là tập hợp các phần tử không thuộc hệ thống nhưng có thể
tác động vào hệ thống hoặc bị tác động bới hệ thống. Hệ thống và môi
trường không thể tách rời nhau. Ví dụ: Hệ thống sản xuất / kinh doanh
không thể tách rời với môi trường khách hàng.
4. Hệ thống phải có tính điều khi
ển:
Cơ chế điều khiển nhằm phối hợp, dẫn dắt chung các phần tử của hệ
thống để chúng không trượt ra ngoài mục đích
(tính hướng đích)
của hệ
thống
(đây là nhiệm vụ của môn điều khiển học).
Khi nói đến quan điểm hệ thống, ta cần nhìn ra mối quan hệ tổng thể
với đích chung, hoạt động chung thấy đâu là quan hệ ổn định, đâu là môi
trường.
H T sản xuất
gỗ thiên nhiên
Vật dụng
trang trí nội thất
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 8 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
~ [\ ~
BÀI 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Định nghĩa:
Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo ra các thông tin giúp con
người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý. Hệ
thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các
thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra
quyết định.
I. Cấu trúc của hệ thông tin quản lý:
1. Cấu trúc t
ổng quát của hệ thông tin quản lý:
Hệ thông tin quản lý có thể gồm 4 thành phần: các lĩnh vực quản lý,
dữ liệu, thủ tục xử lý
(mô hình)
và các quy tắc quản lý.
a. Các lĩnh vực quản lý:
Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng những hoạt động đồng nhất
(lĩnh vực
thương mại, lĩnh vực hành chính, kỹ thuật, kế toán - tài vụ, v.v…).
b. Dữ liệu:
Là nguyên liệu của hệ thông tin quản lý được biểu diễn dưới nhiều
dạng
(truyền khẩu, văn bản, hình vẽ, ký hiệu, v.v…)
và trên nhiều vật
mang tin
(giấy, băng từ, đĩa từ, đối thoại trực tiếp hoặc thông qua điện
thoại, bản sao, fax, v.v…).
c. Các mô hình:
Là nhóm tập hợp các thủ tục ở từng lĩnh vực. Ví dụ:
- Kế hoạch và hoạch đồ kế toán cho lĩnh vực kế toán - tài vụ.
- Quy trình sản xuất.
- Phương pháp vận hành thiết bị.
- Phương pháp quy hoạch dùng cho quản lý dự trữ hoặc quản lý sản
xuất.
d. Quy tắc quản lý:
Sử dụng biến đổi / xử lý dữ liệu phục vụ cho các mục đ
ích xác định.
2. Hệ thông tin quản lý và các phân hệ thông tin:
a. Định nghĩa:
Lĩnh vực quản lý là phân hệ, giống như mọi hệ thống sẽ có một hệ tác
nghiệp, hệ thông tin và hệ quyết định, nhóm các hoạt động có cùng một
mục tiêu tổng thể.
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 9 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
Có thể hình dung lĩnh vực quản lý vận tải sẽ bao gồm việc quản lý vận
chuyển và có liên quan:
1. Tái cung ứng 3. Vật tư, hàng hoá, nguyên vật
liệu
2. Giao hàng 4. Chuyên chở cán bộ, công nhân
viên
b. Phân chia thành các đề án và các áp dụng:
Để phân chia hệ tổ chức Kinh tế - Xã hội thành các lĩnh vực quản lý và
thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần phân chia tiếp các lĩnh vực thành
các đề án, các áp dụng. Ví dụ: lĩnh vực kế toán có th
ể phân chia thành:
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán khách hàng
- Kế toán vật tư
- Kế toán phân tích v.v…
c. Hệ thông tin quản lý và người sử dụng
(NSD)
:
Có thể tiếp cận hệ thông tin quản lý một cách logic và / hoặc là chức
năng; song không thể nhận thức hệ thông tin quản lý theo quan niệm của
chỉ một NSD. Mỗi NSD của hệ TTQL
(cán bộ, nhân viên, hội đông quản trị
v.v…)
có một cái nhìn riêng của mình về hệ thống tuỳ theo chức trách mà
họ đảm nhiệm, vị trí, kinh nghiệm, tín ngưỡng, v.v… Chính vì vậy mà chỉ
đề cập đến hệ thông tin của một NSD thì đó là một cách nhìn phiến diện,
phi thực tế.
3. Dữ liệu và thông tin:
Các dữ liệu được "chuyên chở" bởi các dòng giúp ta tiếp cận chặt chẽ
và chính xác hơn các hệ thông tin quản lý để tin học hoá chúng.
a. Dữ liệu và thông tin, Dữ liệu có ph
ải là thông tin:
Ví dụ: Tên khách hàng, danh mục sản phẩm, ngày giao hàng, v.v… Dữ
liệu nhận một số giá trị có thể xác định trên một tập hợp nào đó (Ví dụ:
giá trị của mã bưu chính phải là số và năm ký tự chữ, v.v…).
Dữ liệu biểu diễn một tập hợp các giá trị mà khó biết được sự liên hệ
giữa chúng
(Ví dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18, v.v…).
Như
vậy, khái niệm dữ liệu hẹp hơn khái niệm thông tin.
Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau
(âm thanh, văn
bản, hình ảnh, v.v )
.
Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu, những ví dụ
về dữ liệu trên có thông tin như sau:
- Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102
vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18.
b. Các dạng thông tin:
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 10 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
- Thông tin viết: Dạng thông tin này thường gặp nhất trong hệ thông
tin. Nó thường thể hiện trên giấy đôi khi trên màn hình của máy tính. Các
dữ kiện thể hiện cácthông tin này có thể có cấu trúc hoặc không.
+ Một bức thư tay của một ứng viên vào một vị trí tuyển dụng không
có cấu trúc, song cần phải có các thông tin "bắt buộc"
(họ tên, địa chỉ, văn
bằng, v.v )
.
+ Một hoá đơn có cấu trúc xác định trước gồm những dữ liệu bắt buộc
(tham chiếu khách hàng, tham chiếu sản phẩm v.v )
.
- Thông tin nói: Dạng thông tin này là một phương tiện khá phổ biến
giữa các cá thể và thường gặp trong hệ tổ chức kinh tế xã hội. Đặc trưng
loại này phi hình thức và thường khó xử lý. Vật mang thông tin thường là
hệ thống điện thoại.
- Thông tin hình ảnh: Dạng thông tin này xuất phát từ các thông tin
khác của hệ thống hoặc từ các nguồn khác. Ví dụ: bản vẽ một số chi tiết
nào đó của ôtô có đượ
c từ số liệu của phòng nghiên cứu thiết kế.
- Các thông tin khác: Một số các thông tin có thể cảm nhận qua một số
giai đoạn như xúc giác, vị giác, khứu giác không được xét trong hệ thông
tin quản lý.
c. Thông tin có cấu trúc:
Nếu giả thuyết là các thông tin vô ích đã được loại bỏ thì những thông
tin vừa được liệt kê ở trên là thành phần của hệ thông tin quản lý. Một số
trong chúng có thể được khai thác tức thì để ra một quyế
t định
(Ví dụ: kế
hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết bị.v.v.).
Một số khác để sử dụng
được cần xử lý sơ bộ hoặc thủ công hoặc cơ giới hoặc tự động
(Ví dụ: đồ
thị doanh số theo thời gian, bản vẽ chi tiết thiết bị v.v )
.
Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ
các dữ liệu có tính cấu trúc. Chính xuất phát từ các dữ liệu có tính cấu trúc
này và dựa vào các quy tắc quản lý mà các xử lý được thực hiện.
II. Vai trò và chất lượng của hệ thông tin quản lý:
1. Vai trò:
Vai trò của hệ thông tin là thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp cho
người sử dụng khi có nhu cầu. Ta có thể sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn
ra trong hệ thông tin quản lý nh
ư sau:
Thông tin nội
- Thông tin viết
- Thông tin nói
- Thông tin hình ảnh
Thông tin ngoại
- Thông tin viết
- Thông tin nói
- Thông tin hình ảnh
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 11 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
Hình 4.1. Toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý.
a. Thu thập thông tin:
Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và
dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu
ích, vì vậy cần phải lọc thông tin:
- Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.
- Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được
cấu trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu th
ập
thông tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ.
Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ
thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật
tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng. Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu
thập theo một mẫu định sẵn trước, ví dụ: cách tổ chức trên màn hình máy
tính, v.v…
Thu thập thông tin là tác vụ rất quan tr
ọng và tế nhị, yêu cầu không
được sai sót.
b. Xử lý thông tin:
Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên,
tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin là:
- Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.
- Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.
- Nhật tu dữ liệu
(thay đổi hoặc loại bỏ)
.
- Sắp xếp dữ liệu.
- Lưu tạm thời hoặc lưu trữ.
HTTQL thu nhận
Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá)
Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý)
Thông tin cấu trúc
Phân phát
Thông tin kết quả
NSD NSD
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 12 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.
c. Phân phối thông tin:
Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống. Nó đặt ra vấn đề quyền
lực: ai quyết định việc phân phối? cho ai? vì sao?
Phân phối thông tin có thể có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo về sản
xuất, trường hợp này gọi là phân phối dọc. Mục tiêu phân phối nhằm phối
hợp một số hoạt động gi
ữa các bộ phận chức năng gọi là phân phối
ngang.
Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn:
- Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số lượng
nơi nhận, v.v… cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền:
+ Giấy, thư tín cho loại thông tin cho các địa chỉ là các đại lý.
+ Giấy, telex hoặc telecopie để xác định một đơn đặt hàng qua
điện
thoại.
+ Vật thể ký tin từ dành cho thông tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu.
+ Âm thanh sử dụng cho thông tin dạng mệnh lệnh.
- Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các quyết định.
- Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng NSD,
việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng
của nó.
2. Chất lượng của hệ
thông tin:
Chất lượng của hệ thông tin phụ thuộc vào ba tính chất: nhanh chóng,
uyển chuyển và thích đáng.
a. Tính nhanh chóng:
Hệ xử lý thông tin quá khứ, hiện tại cần phải bảo đảm cho mỗi phần tử
của tổ chức có thông tin hữu ích nhanh nhất.
b. Tính uyển chuyển hoặc toàn vẹn của thông tin:
Hệ thông tin phải có khả năng xử lý và phát hiện các dị thường nhằm
bảo đảm truyền tải các thông tin hợp th
ức.
c. Tính thích đáng:
Hệ thông tin phải có khả năng thu nhận tất cả các thông tin chuyển
đến cho nó nhưng chỉ dùng những thông tin mà nó cần.
III. Vận hành của hệ thông tin quản lý:
1. Hệ thông tin quản lý mang các mệnh lệnh của hệ thống:
Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển và hệ tổ chức
(HTC)
. Các hệ
thống mà chúng ta đang nghiên cứu là các hệ thống mở và sống, ngiã là
phát triển thường xuyên, những phát triển này nói chung là hệ quả của
việc xử lý các mệnh lệnh. Nó dựa theo quá trình đã được quy định trước
hoặc điều khiển từng bước.
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 13 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
Ví dụ: Tính lương được thiết lập bằng cách xây dựng một quá trình
điều khiển bắt đầu bằng việc thu nhập các bảng chấm công, tập hợp khối
lượng công việc thực hiện của từng công nhân kết thúc bằng việc phân
phát phiếu lương và chuyển các lệnh chuyển khoản cho ngân hàng
(thông
qua mạng)
.
Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà nó cần được kiểm
soát và điều chỉnh dựa theo mục tiêu đặt ra và việc tiếp nhận thông tin từ
hệ tác nghiệp / sản xuất là cần thiết.
Hình 4.2. Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định
2. Hệ thông tin phối hợ
p các phân hệ:
Hệ Tổ chức - Kinh tế - Xã hội được phân chia thành các phân hệ. Mỗi
phân hệ có đầy đủ các đặc tính của một hệ thống
(HQĐ - HTT - HTN)
. Các
phân hệ ví dụ như: Nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại lý v.v tạo
thành các hệ thống và hệ thông tin có nhiệm vụ phối hợp các liên hệ này.
HTN / HSX
HTT
HĐK
HTC
HQĐ
Môi trường
thông tin từ
các hệ thống
HXN
Cung ứng
Hành chính
Thương mại
Vật tư
NS
Mãi lực
Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý - 14 -
á
Trung tâm Đào tạo Công nghệ AVNet "
Biên soạn: Nguyễn Quang Thông
Hình 4.3. Ví dụ một vài phân hệ của hệ thống
Cấu trúc của mỗi phân hệ có thể dựa trên:
- Cấu trúc chức năng.
- Cấu trúc trực tuyến / phân cấp.
- Cấu trúc hỗn hợp
(trực tuyến chức năng)
.
3. Hệ thông tin kiểm soát và điều phối hệ thống:
Hệ thống điều khiển nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài
(có
ích và không có ích)
cùng thông tin nội. Dựa trên thông tin này mà hệ
thống kinh tế xã hội hoạt động. Có ba trường hợp:
a. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở:
Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo
là ảnh hưởng đến hệ tác nghiệp
(Hình 4.4)
.
Hình 4.4. Điều khiển quản lý theo chu kỳ mở
b. Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng:
Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể đến hệ quyết định nếu như đã thỏa
các điều kiện cần thiết
(2)
. Quyết định hành động được thông qua không,
nếu không thông qua sẽ có thông tin đến hệ tác nghiệp
(3)
:
HQĐ
HTT
HTN
HTXN
HQĐ
HTT
HTN
HTXN
(3)
(2)
(2)
(1)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét