• Dễ dàng liên hệ giao dịch
• Bảo mật.
- Văn phòng "mở":
- Văn phòng "đóng":
6- Vị trí của Văn phòng
Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn
vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị
chuyên trách công tác Văn phòng).
Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của
Thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung
của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều
hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã
đề ra.
Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động.
Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường
xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và
công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn
phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở.
Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ
quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động
chung của cơ quan./.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan?
Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác
trong cùng một cơ quan.
Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan.
Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của
Văn phòng.
5
Chương II
CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY
I- Văn phòng cấp uỷ Đảng
Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến
hành sự nghiệp cách mạng.
Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức
của Nhà nước.
Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng. Ở Tỉnh có Ban chấp
hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi
là huyện uỷ)
Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó
có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng).
Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng
sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ. Ở huyện có Văn
phòng Huyện uỷ. Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã.
1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ
Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là
giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của
Đảng. Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm:
- Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh
đạo, chỉ đạo của cấp uỷ. Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phòng cấp uỷ
không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính
sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án
Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy
- Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng
ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ
với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp
ủy. Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông.
Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật
thiết với nhau. Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu.
2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng
Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác
nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau.
Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:
- Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ.
Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của
Ban chấp hành. Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy. Chương trình hoạt
động chuyên đề.
- Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo:
• Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực
hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ;
6
• Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên;
• Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới;
• Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác
- Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết
định của cấp ủy. Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định
lãnh đạo của cấp uỷ là:
• Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực
hiện tiến độ theo kế hoạch;
• Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành;
• Trình cấp uỷ ký, ban hành;
• Sau khi được ban hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thực
hiện các văn bản của cấp ủy.
- Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc
phạm vi công tác Văn phòng.
Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần
xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy
định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng
cháy chữa cháy
- Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại
chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân. Nội dung công tác này gồm có:
• Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến
cấp uỷ;
• Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị,
khiếu nại, tố cáo;
• Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm
quyền giải quyết;
• Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy
định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ
Đảng, quy định của cấp uỷ;
• Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp ủy.
- Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ:
• Chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà
nước;
• Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ;
• Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các
đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng
cấp và cấp dưới.
- Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan.
- Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng:
• Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản
trị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị đó để
đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động.
7
• Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn
phòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng.
• Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng
kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc.
3. Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ
Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn
phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ
chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác. Các phòng hoặc các bộ phận công
tác thuộc Văn phòng thường có:
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp.
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ
- Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị.
II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung
Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước
được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây:
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung.
- Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng.
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có
chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên
phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thỗ. Các cơ quan đó gồm:
Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã).
Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phòng:
• Chính phủ có Văn phòng Chính phủ,
• Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh,
• Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện,
• Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã.
Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các
văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện
có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau:
1- Chức năng
Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có
chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt
của Uỷ ban nhân dân.
2- Nhiệm vụ
- Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông
tin và sử lý thông tin. Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình
hình các mặt công tác của địa phương. Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của
Uỷ ban nhân dân.
- Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân
quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân
dân và Hội đồng nhân dân.
8
- Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn
bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp
thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện
pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị
Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của
Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban.
- Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các
cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó.
- Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hệ công tác giữa Uỷ ban nhân
dân và các đoàn thể nhân dân.
- Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu
Hội đồng nhân dân hoạt động.
- Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của
nhân dân.
- Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của
Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác
nói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nước.
- Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất
cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động.
- Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phòng.
3- Tổ chức bộ máy
Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn
phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng. Văn phòng Uỷ
ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đạo.
Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá
nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân.
Các bộ phận công tác trong Văn phòng có:
3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp.
Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác.
Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc
nhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác sau:
+ Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công
tác thông tin báo cáo.
+ Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế
thanh tra.
+ Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng.
+ Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất,
giao thông vận tải, bưu điện.
+ Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ
văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư.
+ Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa
học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi.
3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức:
9
Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng
quản lý và thực hiện các công việc về:
+ Công tác văn thư;
+ Giao thông liên lạc;
+ Tổng đài điện thoại;
+ Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan);
+ Tổ chức nhân sự;
3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ:
Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản
lý và thực hiện các công tác việc về:
+ Tài vụ, kế toán;
+ Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban;
+ Y tế;
+ Đội xe;
+ Nhà khách;
+ Dịch vụ;
3.4- Trung tâm lưu trữ (đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công
tác lưu trữ (đối với huyện)
Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Uỷ
ban nhân dân quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phương.
4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng
- Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hợp.
Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn
phòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ tịch, phó Chủ tịch phụ trách
từng khối công tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việc
chung.
- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ.
+ Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ
cùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và cấp Uỷ trong
từng thời gian.
+ Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ để có sự phân công mỗi
bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ
ban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm
quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thực
hiện nhiệm vụ.
- Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban
nhân dân cấp dưới:
+ Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan chuyên
môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động trong
địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới thực
hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
+ Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷ
ban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công
tác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thông suốt.
10
+ Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Văn
phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tác
Văn phòng.
III. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng
Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức
năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực. Các cơ quan đó gồm:
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn
thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp.
Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có
Văn phòng. Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
khác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ
máy như sau:
1 - Chức năng của Văn phòng Bộ
Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang
bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ
- Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
của Thủ trưởng.
- Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban
hành hoặc trình cấp trên ban hành.
- Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc
thực hiện các quyết định của Bộ trưởng.
- Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính, lễ tân.
- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan.
- Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
3- Tổ chức của Văn phòng Bộ
Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ
thể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trách.
Các đơn vị đó có thể là:
+ Phòng Tổng hợp;
+ Phòng Hành chính;
+ Phòng Quản trị;
+ Phòng Lưu trữ;
Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ
(Mời SV lên bảng vẽ sơ đồ và ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp)
Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
tỉnh và ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng
thường do một đơn vị đảm nhiệm. Đơn vị đó là: Phòng Hành chính - Quản trị.
Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận
công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Các đơn vị đó có thể là:
- Phòng Hành chính - Tổng hợp.
- Phòng Quản trị - Tài vụ.
11
IV - Văn phòng doanh nghiệp
Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu
tài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới
đây:
- Doanh nghiệp Nhà nước;
- Doanh nghiệp Hợp tác xã;
- Công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Công ty cổ phần;
- Công ty hợp doanh;
- Doanh nghiệp tư nhân;
- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp
- Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức
độc lập trong hệ thống chính trị ở nước ta. Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ
chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh
nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị:
• Văn phòng doanh nghiệp;
• Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp;
- Ở các Tổng công ty; Tổng Công ty Nhà nước; các doanh nghiệp Nhà nước,
độc lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của
Doanh nghiệp có các đơn vị dưới đây:
• Hội đồng Quản trị;
• Ban kiểm soát;
• Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc;
• Văn phòng doanh nghiệp;
• Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiệp.
2 - Văn phòng doanh nghiệp
2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp
- Giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị,
- Giúp việc điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiệp.
2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp
Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụ
chủ yếu dưới đây:
- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi,
đôn đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắp
xếp lịch công tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiệp.
- Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác
được Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giao.
- Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo
các Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người
lao động của doanh nghiệp.
- Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ
việc quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám đốc.
12
- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo
doanh nghiệp ban hành.
- Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiệp.
- Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi
công tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ
chức, cá nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm
việc đó.
- Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khách tiết,
thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiệp.
- Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan
doanh nghiệp làm viêc.
- Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thực
hiện công tác thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp.
Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của
doanh nghiệp, Văn phòng có thể được giao thêm các công tác dưới đây:
- Công tác thi đua khen thưởng;
- Công tác pháp chế văn bản;
- Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp.
2.3. Tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp
Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và khối lượng công việc của Văn phòng
mà doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ,
tổ chức của Văn phòng gồm có:
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị. Giúp việc cho
Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặc
Chuyên viên Hành chính quản trị./.
CÂU HỎI ÔN TẬP
Câu 1: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Đảng.
Câu 2: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính
nhà nước có thẩm quyền chung.
Câu 3: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính
nhà nước có thẩm quyền riêng.
Câu 4: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp.
Câu 5 : Các loại hình văn phòng khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ khác nhau
Đúng hay sai? Vì sao?
13
Chương III
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng
1. Khái niệm Quản trị
Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất
là khái niệm sau đây:
“Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực
hiện những mục tiêu của tổ chức với nguồn tài nguyên hạn chế trong một môi
trường luôn biến động”.
Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây:
- Làm việc với và thông qua người khác:
Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời
hoặc mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của
nhiều người. Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết
định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị
không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc thì ý định của người lãnh
đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn
thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận
lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy,
quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác.
- Mục tiêu của tổ chức:
Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một
mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân
chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan,
của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng
thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi
đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được
giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan,
của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi
người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý,
tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị.
+ Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ
chức đề ra các chỉ tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn
thành. Có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc
của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan
thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động
đạt kết quả.
+ Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sự đầu tư để đạt được mục
tiêu mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét